KÄYTÄNNÖN SOVELTAMISALA
KUK-Handels GmbH ja sen tytäryhtiöt (”KUK” tai ”me”) ovat kansainvälinen elintarvike- ja lääkeainesosien jakelija, joka tarjoaa teknistä konsultointia, jakelua ja myyntipalveluita elintarvike- ja lääkevalmistajille sekä jakelu- ja ulkoistuspalveluita ainesosien tuottajille (”palvelut”). Arvostamme luottamustasi ja kunnioitamme yksityisyyttäsi, minkä vuoksi haluamme sinun olevan tietoinen siitä, miten keräämme, käytämme ja luovutamme tietoja. Tässä tietosuojakäytännössä esitetään yleinen käytäntömme ja toimintatapamme verkkosivustomme www.kuk.com ja muiden ylläpitämiemme verkkosivustojen (”sivustot”) kautta keräämiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Lisäksi siinä kuvataan sivustojemme kautta ja palveluidemme yhteydessä keräämiemme tietojen tyypit, miten käytämme näitä tietoja ja mitä vaihtoehtoja yksilöillä voi olla tietojen käyttöön ja niiden korjaamiseen liittyen.
KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJEN TYYPIT
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan elävään henkilöön.
Käsittelemiimme henkilötietoihin kuuluvat:
- nimi / tunnistetiedot (etunimi, sukunimi, akateeminen titteli/ammatti, syntymäaika, sukupuoli, …)
- yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumerot, …)
- markkinointi- ja viestintätiedot, mukaan lukien mieltymyksesi vastaanottaa meiltä markkinointiviestejä ja kirjeenvaihtoa, joka on tarpeen pyydettyjen palveluiden tarjoamiseksi sinulle (mukaan lukien sopimusta edeltävät oikeussuhteet)
- tapahtumatiedot, mukaan lukien tiedot sinulle / edustamallesi organisaatiolle tehdyistä ja sinulta / edustamaltasi organisaatiolta tehdyistä maksuista sekä muut tiedot tuotteista ja palveluista, joita sinä / edustamasi organisaatio on ostanut KUK:lta tai toimittanut sille
- taloudelliset tiedot, mukaan lukien luottokelpoisuustiedot edustamastasi organisaatiosta
- tekniset ja käyttötiedot, mukaan lukien tiedot sivustojemme käytöstäsi (esim. sivustoillemme siirtymisen päivämäärä, aika ja sijainti, klikatut sivut/linkit tai merkinnät ja vastaavat tiedot)
Keräämme henkilötietoja, kun osallistut tarjoamiimme palveluihin, esimerkiksi kun:
- lähetät meille pyynnön tuotteesta tai palvelusta
- tilaat tuotteen tai palvelun
- teemme markkinatutkimusta, tapaamme sinut messuilla tai kun rekisteröidyt johonkin tapahtumistamme
- osallistut kyselyyn tai muuhun kampanjaan
- seuraat meitä sosiaalisen median kanavillamme tai jaat sosiaalisen median profiilisi kanssamme
Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja, jotka olemme laillisesti keränneet, vastaanottaneet tai hankkineet julkisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten esimerkiksi kauppa- ja yhdistysrekistereistä, väestörekistereistä, lehdistöstä, internetistä ja muista medioista), jos se on tarpeen ja meillä on oikeus käsitellä näitä tietoja lakisääteisten määräysten mukaisesti.
Käsittelemme tietoja, koska se on tarpeen: sopimussuhteen ylläpitämiseksi kanssasi tai edustamasi organisaation kanssa (tai sopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi); ja sinun/organisaatiosi suorittamien toimintojen vuoksi.
Meidän on kerättävä henkilötietoja voidaksemme tarjota sinulle pyydettyjä palveluita ja tuotteita. Jos et halua antaa meille henkilötietojasi, voit vapaasti olla antamatta niitä. Tämä voi kuitenkin estää sinua käyttämästä sivustojamme ja palveluitamme tai estää meitä toteuttamasta sopimussuhdetta kanssasi tai edustamasi organisaation kanssa. Jos luovutat meille tai palveluntarjoajillemme muiden henkilöiden henkilötietoja palveluiden yhteydessä, vakuutat, että sinulla on siihen oikeus ja että annat meille luvan käyttää tietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pyydämme, ettet lähetä ja luovuta KUK:lle arkaluonteisia henkilötietoja (esimerkiksi tietoja rodusta tai etnisestä alkuperästä, poliittisista mielipiteistä, uskonnosta tai muista vakaumuksista, terveydestä, rikostaustasta tai ammattiliittojäsenyydestä), koska emme käsittele emmekä kerää tällaisia tietoja. Emme aio kerätä tietoja alle 18-vuotiailta henkilöiltä. Jos olet alle 18-vuotias, älä lähetä meille mitään tietoja.
MIHIN TARKOITUKSEEN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJA
Me ja palveluntarjoajamme käytämme henkilötietoja liiketoimintatarkoituksiin, joihin kuuluvat:
- sinun ja meidän ostoksiemme täyttäminen sekä pyyntöihisi ja tiedusteluihisi vastaaminen (sopimussuhteemme perusteella tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, mukaan lukien sopimusta edeltävät suhteet)
- maksujesi käsittely, tilauksesi toimittaminen sinulle, yhteydenpito kanssasi ostoksiisi/myyntiisi liittyen ja niihin liittyvän asiakaspalvelun tarjoaminen.
- tärkeiden tietojen lähettäminen sinulle KUK:n ehtojen, käytäntöjen ja/tai muiden hallinnollisten tietojen muutoksista.
- tarjoustemme räätälöinti tarpeisiisi ja KUK-akatemioihin, asiakasseminaareihin tai muihin tapahtumiin ilmoittautumisen mahdollistaminen (sopimussuhteemme perusteella tai suostumuksellasi)
- markkinointiviestinnän lähettäminen, jonka uskomme kiinnostavan sinua, mukaan lukien tiedot messuista ja KUK-tapahtumista
- KUK-akatemioihin, asiakasseminaareihin tai muihin KUK-tapahtumiin ilmoittautumisen ja osallistumisen mahdollistaminen
- liiketoimintatarkoitusten toteuttaminen (sopimussuhteemme perusteella, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeutetun etumme vuoksi)
- palvelujemme parantaminen sinulle
- markkinointityökalujen ja tapahtumien kehittäminen
- sivustojemme ja verkkopalveluidemme hallinnointi ja päivittäminen (esim. turvatoimenpiteet)
- IT-järjestelmiemme ja -tilojemme turvallisuuden varmistaminen
- yrityksen hallinnon varmistaminen (esim. raportointi, riskienhallinta, kustannuslaskenta)
- lakisääteisten määräysten ja prosessien noudattaminen
- sovellettavien lakien ja oikeudellisten prosessien noudattaminen, mukaan lukien asuinmaasi ulkopuoliset lait
- julkisten ja viranomaisten, mukaan lukien asuinmaasi ulkopuolisten viranomaisten, pyyntöihin vastaaminen
- KUK:n oikeuksien, yksityisyyden, turvallisuuden tai omaisuuden, sinun tai muiden suojeleminen
- KUK:n käytettävissä olevien oikeussuojakeinojen käyttäminen tai mahdollisten vahinkojen rajoittaminen.
Emme käytä profilointia emmekä tee päätöksiä pelkästään henkilötietojesi automaattisen käsittelyn perusteella.
HENKILÖTIETOJESI SÄILYTYSAIKA
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattua tarkoitusta varten, ellei laki edellytä tai salli pidempää säilytysaikaa.
Määritämme säilytysajat useiden eri kriteerien perusteella, joita ovat muun muassa:
- aika, jonka ajan tarjoamme sinulle pyydettyjä palveluita (mukaan lukien sopimusta edeltävät oikeudelliset suhteet ja sopimusten täytäntöönpano)
- tarkoitus, jota varten käsittelemme henkilötietojasi
- henkilötietojen määrä, luonne ja arkaluonteisuus
- mahdollinen haittariski, joka voi aiheutua henkilötietojesi luvattomasta käytöstä tai luovuttamisesta • sovellettavien paikallisten lakien mukaiset säilytys- ja dokumentointivelvoitteet
MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJASI
Henkilötietojesi turvallisuus on meille tärkeää. Siksi käytämme asianmukaisia teknisiä (esim. verkon palomuurit, kiintolevyjen salaus, tunnistautumismenetelmät) ja organisatorisia (esim. salassapitosopimukset, koulutus, tietojen käyttöä ja niihin pääsyä rajoittavat menettelytavat) toimenpiteitä käsittelemiemme tietojen suojaamiseksi. Minkään internetin välityksellä tapahtuvan tiedonsiirron tai tietojen tallennusjärjestelmän turvallisuutta ei valitettavasti voida taata sataprosenttisesti. Jos epäilet tai sinulla on syytä uskoa, ettei asiointisi KUK:n kanssa ole enää turvallista, ilmoita siitä välittömästi meille osoitteeseen data.protection@kuk.com.
TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN
KUK-konsernin sisällä henkilötietojasi luovutetaan ja käsitellään niissä KUK-yhtiöissä (www.kuk.com/fi/yhteystiedot/toimipisteet), jotka tarvitsevat tietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin sopimus- ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi tai oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Voimme luovuttaa keräämiämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille seuraavilla tavoilla:
- palveluntarjoajillemme ja toimittajillemme, jotka keräävät, käyttävät tai käsittelevät kyseisiä tietoja puolestamme (kuten raaka-ainetoimittajat, tietokantojen ylläpitopalvelujen tarjoajat, IT-sovellusten tuki- ja ylläpitopalvelut, kuriiripalvelut, tilausten käsittely-, varastointi- ja logistiikkayritykset, mainostoimistot sekä muut vastaavat tahot, jotka auttavat meitä sivustojen ylläpidossa ja/tai toiminnallisuuksien, sisällön, palveluiden ja/tai tuotteiden tarjoamisessa);
- noudattamaan tuomioistuimen määräyksiä tai muita oikeudellisia menettelyjä taikka toimittamaan tietoja lainvalvontaviranomaisten, sääntelyviranomaisten tai muiden viranomaisten pyynnöstä, lain niin vaatiessa tai kun tietojen luovuttaminen on yleisen edun mukaista;
- suojaamaan KUK:n, sinun tai muiden oikeuksia, yksityisyyttä, turvallisuutta tai omaisuutta;
- kolmannelle osapuolelle KUK:n liiketoiminnan, varojen tai osakkeiden – kokonaan tai osittain – uudelleenjärjestelyn, sulautumisen, myynnin, yhteisyrityksen perustamisen, luovutuksen, siirron tai muun vastaavan järjestelyn yhteydessä, mukaan lukien konkurssi tai vastaava menettely;
- muissa tapauksissa suostumuksellasi tai lain sallimalla tavalla.
Palveluiden kansainvälisen luonteen vuoksi henkilötietoja voidaan sovellettavan lainsäädännön puitteissa siirtää kansainvälisesti KUK-konsernin sisällä edellä kuvattuja tarkoituksia varten. Tämä voi tarkoittaa, että henkilötietoja siirretään maihin, joissa ei ole henkilötietojen suojaa koskevaa lainsäädäntöä tai määräyksiä, jotka vastaisivat tasoltaan Euroopan unionin sääntelyä. Pyrimme kohtuullisin toimin rajoittamaan antamiesi tietojen luovuttamisen vain tietyille KUK-konsernin ja sen tytäryhtiöiden työntekijöille sekä kolmannen osapuolen palveluntarjoajille. Edellytämme, että ulkoiset tietojen käsittelijät käsittelevät tietoja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Kun käsittelemme tietojasi Euroopan talousalueella (ETA) tai Sveitsissä, noudatamme sovellettavaa lainsäädäntöä, erityisesti yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Jos tietoja on välttämätöntä siirtää kolmannessa maassa olevalle vastaanottajalle, jota koskevaa komission tietosuojan tason riittävyyttä koskevaa päätöstä (GDPR:n 45 artikla) ei ole olemassa, käytämme yhtä tai useampaa seuraavista keinoista riittävän tietosuojan tason varmistamiseksi:
- EU:n vakiosopimuslausekkeet tiedon vastaanottajan kanssa ETA-alueen ulkopuolella GDPR:n 46 artiklan 2 kohdan c ja d alakohdan mukaisesti, tai
- KUK:n sisäiset sitovat yrityssäännöt GDPR:n 47 artiklan sekä 46 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti, tai
- KUK:n sisäiset käytännesäännöt yhdessä kolmannessa maassa annettujen sitovien ja täytäntöönpanokelpoisten sitoumusten kanssa asianmukaisten suojatoimien soveltamisesta, mukaan lukien rekisteröityjen oikeudet (GDPR:n 46 artiklan 2 kohdan e alakohta ja 40 artikla), tai
- KUK:n hyväksytty sertifiointimekanismi GDPR:n 46 artiklan 2 kohdan f alakohdan ja 42 artiklan mukaisesti yhdessä kolmannessa maassa annettujen sitovien ja täytäntöönpanokelpoisten sitoumusten kanssa asianmukaisten suojatoimien soveltamisesta, mukaan lukien rekisteröityjen oikeudet, tai
- tietosuojaviranomaisen hyväksymät sopimuslausekkeet KUK:n ja kolmannessa maassa sijaitsevan tiedon vastaanottajan välillä (GDPR:n 46 artiklan 3 kohdan a alakohta), tai
- poikkeus erityistilanteita varten GDPR:n 49 artiklan 1 kohdan mukaisesti, tai
- poikkeus yksittäistapausta varten GDPR:n 49 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisesti.
EVÄSTEET
Sivustomme käyttävät Matomo-nimistä verkkoanalytiikkasovellusta. Matomo hyödyntää evästeitä sivustojemme käytön seuraamiseen, mikä auttaa meitä parantamaan käyttökokemustasi entisestään. Eväste on tietomerkkijono, jonka verkkosivusto tallentaa kävijän tietokoneelle ja jonka kävijän selain välittää sivustolle aina, kun kävijä palaa sivustolle. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi selaintyyppi, internet-palveluntarjoaja, viittaavat sivut ja poistumissivut, käyttöjärjestelmä, sivuston käyttömaa sekä päivämäärä- ja aikaleimat. Tietojen siirron yhteydessä IP-osoitteesi anonymisoidaan, joten emme voi tunnistaa sinua, tietokonettasi tai mobiililaitettasi. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit estää tai poistaa ne käytöstä selaimesi asetuksista; huomioithan kuitenkin, että jotkin sivustojemme toiminnot eivät välttämättä toimi oikein ilman evästeitä.
SOSIAALISEN MEDIAN ALUSTAT
Kun seuraat meitä tai kommentoit tai jaat tietoa sosiaalisen median kanavissamme (esim. LinkedIn), saatamme saada sosiaalisen median palveluntarjoajaltasi tietoja (riippuen sosiaalisen median asetuksistasi), kuten yhteystietoja, tietoja kiinnostuksen kohteistasi sekä tietoja verkostostasi. Lisätietoja sosiaalisen median palveluntarjoajalta saamistamme henkilötiedoista ja asetusten muuttamisesta saat kyseisen palveluntarjoajan verkkosivustolta ja tietosuojakäytännöstä (esim. LinkedInin osalta katso https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy).
HYPERLINKIT
Tämä tietosuojakäytäntö ei koske kolmansien osapuolten tietosuoja-, tiedonkäsittely- tai muita käytäntöjä, emmekä me vastaa tällaisista käytännöistä; tämä koskee myös kolmansia osapuolia, jotka ylläpitävät sivustoja, joihin sivustoiltamme on linkkejä. Linkin sisällyttäminen sivustoillemme ei tarkoita, että KUK suosittelisi kyseistä linkitettyä sivustoa. Emme vastaa sosiaalisen median alustojen tai käyttöjärjestelmien tarjoajien tiedonkeruu-, käyttö-, luovutus- tai tietoturvakäytännöistä, mukaan lukien henkilötiedot, jotka luovutat muille organisaatioille tällaisten sivustojen tai palveluiden kautta tai yhteydessä. Jos saamme tiedon linkitettyyn ulkoiseen sivustoon liittyvästä lainvastaisesta toiminnasta, poistamme kyseisen linkin välittömästi. Vastuu asiasta voi syntyä vasta siitä hetkestä alkaen, kun saamme tiedon kyseisestä lainvastaisesta toiminnasta.
TIETOSUOJAOIKEUTESI
Sinulla on oikeus
- saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, sekä lisätietoja tietojen käsittelyn luonteesta ja kopiot tiedoista (GDPR:n 15 artikla),
- saada virheelliset tai puutteelliset tiedot korjatuiksi (GDPR:n 16 artikla),
- saada itseäsi koskevat tiedot poistetuiksi (GDPR:n 17 artikla),
- saada käsittelyä rajoitetuksi (GDPR:n 18 artikla),
- saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (GDPR:n 20 artikla) sekä
- vastustaa käsittelyä.
Jos haluat pyytää kopiota henkilötiedoistasi tai käyttää muita oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä tämän tietosuojaselosteen lopussa mainittujen yhteystietojen kautta. Huomioithan, että turvallisuussyistä meidän on varmistettava henkilöllisyytesi ennen pyyntöösi vastaamista.
Jos olemme saaneet suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suostumukseen perustuvan käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä milloin tahansa. Huomioithan, että jatkamme tietojesi käsittelyä lainmukaisesti, kunnes on selvitetty, painavatko oikeutetut syyt enemmän kuin sinun perusteesi.
Euroopan talousalueella (ETA) sinulla on oikeus tehdä valitus asuinmaasi tai -alueesi tietosuojaviranomaiselle tai sille viranomaiselle, jonka toimialueella väitetty sovellettavan tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.
Luettelo tietosuojaviranomaisista on saatavilla Euroopan komission verkkosivustolla (http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080).
MUUTOKSET TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN
KUK pidättää oikeuden muuttaa tai päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Näet tiedon tietosuojakäytännön viimeisimmästä päivityksestä tämän sivun yläreunassa olevasta ”VIIMEKSI PÄIVITETTY” -merkinnästä. Muutokset tietosuojakäytäntöön tulevat voimaan, kun julkaisemme päivitetyn tietosuojakäytännön. Sivustojen käyttäminen muutosten jälkeen tarkoittaa, että hyväksyt päivitetyn tietosuojakäytännön.
YHTEYDENOTTO
KUK:n keräämien henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii joko KUK-Handels GmbH tai jokin sen tytäryhtiöistä. Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä kyseiseen KUK-toimipisteeseen (www.kuk.com/fi/yhteystiedot/toimipisteet) tai pääkonttoriimme seuraavilla yhteystiedoilla: KUK-Handels GmbH Auleiten 4 4910 Ried im Innkreis puhelin: +43 7752 85805 sähköposti: data.protection@kuk.com.
Jos otat yhteyttä pääkonttoriimme, saatamme välittää pyyntösi eteenpäin kyseiselle, asiasta vastaavalle KUK-toimipisteelle.